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Gestire una riunione e presentazione in inglese

 
Gestire una riunione  e presentazione in inglese

Consigli per creare presentazioni efficaci e gestire un meeting in lingua inglese

Come gestire una presentazione in inglese

In questo articolo vogliamo dare alcuni consigli a coloro che si apprestano ad organizzare oppure a partecipare ad una riunione in inglese.

Può dare molto stress l'idea di dovere convincere altre persone, o anche comunicare contenuti importanti per il lavoro in una lingua che non si maneggia perfettamente.

Negli incontri con altre persone le sfumature sono essenziali: in una lingua che non è la nostra (e magari neanche quella del nostro interlocutore, ma semplicemente una lingua ponte), le sfumature di significato sono molto difficili da rendere.

Nella consapevolezza di questo, l'essenziale è strutturare la propria comunicazione in modo da veicolare il senso di ciò che si vuole dire non solo con le parole, ma anche con altre forme di veicolo comunicativo, quali i supporti visivi e auditivi, la gestualità, la voce.

Inoltre, dal punto di vista linguistico, alcuni accorgimenti per strutturare le frasi (ad esempio, usare le domande chiuse o aperte), possono contribuire a rendere più facilmente accessibile e interpretabile il senso di ciò che vogliamo dire, evitando imbarazzi.

La terminologia appropriata

Una delle cose più importanti per evitare fraintendimenti è iniziare preventivamente a fare ricerche sulla terminologia più appropriata. Un errore in cui spesso si incorre è ritenere il lessico tecnico come acquisito e quindi noto a tutti senza particolari difficoltà, concentrandosi solo su elementi stilistici dell'esposizione e dando invece per assodato il lessico settoriale.

La pratica mostra che ciò è un errore, frequentemente. Al di là di alcune parole ed espressioni, in effetti, molto spesso vi sono dei gerghi tecnici che non sono universalmente usati e noti (ad esempio, nomi di alcuni attrezzi e strumenti, o di alcune procedure e pratiche), ma possono variare da Paese a Paese. Se l'inglese non è la vostra madrelingua, accade che vengano usate parole inglesi in un significato effettivamente distorto, che un madrelingua non riconoscerebbe nel significato che gli attribuite voi.

Quindi è buona pratica fare una ricerca sulla terminologia. Ecco una strategia da usare:

  • identificate le key words tecniche, che vorrete inserire nella vostra presentazione
  • consultate vari siti (incluso quelli di traduttori, i vocabolari online, nonché i siti specifici del settore) per trovare le key words nei vari contesti. Accertatevi che sia usata proprio l'espressione che volete usare nel contesto che a voi serve. Il controllo del contesto è fondamentale per appurare il reale significato della parola.
  • Quando redigete la frase per la vostra redazione, accertatevi che sia simile alle frasi modello che avete trovato, ovvero che veicoli un significato corretto.

Frasi brevi, semplici e chiare

Una delle più importanti indicazioni se dovete presentare è di restare semplici e chiari. La lingua inglese rispetto a quella italiana ha una struttura che prevede frasi più brevi. Attenetevi ad una sintassi pulita, formando frasi che siano intellegibili semplicemente.

Evitate incisi, parentesi e organizzate frasi con una o due subordinate massimo, poste dopo la frase principale e connesse con coniugazioni che non diano adito a interpretazioni multiple.

Spezzate le preposizioni complesse in frasi semplici, meglio una ripetizione che una frase difficile da pronunciare e comprendere.

Aiutatevi con supporti visuali

Le presentazioni possono beneficiare moltissimo di un supporto visivo: slides, grafici, immagini appropriate, possono facilitare enormemente il vostro compito di oratore come il compito dei vostri ascoltatori.

A seconda che il vostro scopo sia riportare, informare o convincere, sceglierete le risorse più giuste, ma in tutti i contesti una comunicazione a 360 gradi può essere di grande aiuto.

VAK

VAK è un acronimo che sta per Visual-Auditive-Kinesthetic, ovvero Visuale-Auditivo-Cinestetico. Un buon oratore è consapevole che non tutti i suoi ascoltatori apprendono per via uditiva. Ci sono persone per cui udire una lezione o presentazione è un mezzo efficace per acquirire informazioni, ma ci sono anche persone visive cui le immagini e i grafici si imprimono meglio nella memoria, e infine persone che invece apprendono con un'esperienza "hands on", ovvero pratica.

In una buona presentazione, specie se la lingua non è la nostra, cerchiamo di includere elementi multisensoriali al fine di comunicare più efficacemente: non solo immagini, ma anche registrazioni e video (adeguati al contesto o a.llo scopo: per esempio, questo tipo dio comunicazione è estremamente più emozionale di un grafico, quindi un video con musica può essere uno straordinario elemento per persuadere, comunicare, creare squadra), nonché momenti in cui si coinvolge il proprio pubblico in qualche compito attivo .

Curare la pronuncia in inglese

Diamo per scontato che le frasi saranno corrette grammaticalmente e sintatticamente, con un vocabolario scelto con cura: ma anche la pronuncia è importante. Da straniero, potresti avere una pronuncia non chiara, che ti consigliamo di affinare. La cosa migliore è farsi affiancare da un esperto madrelingua nella preparazione del discorso, ma se non è possibile puoi affidarti ai vocabolari parlanti che trovi su internet, per ascoltare come le parole difficili devono essere pronunciate. Esercitatevi, in modo che la vostra pronuncia risulti immediatamente comprensibile.

Consigliamo di fare frasi brevi e pronunciarle in modo chiaro, parlando piano ed iperarticolando se necessario.

Ci sono alcuni accorgimenti fondamentali per rendere la pronuncia più comprensibile e simile a quella di un "native speaker":

  • ricordarsi che spesso in inglese gli accenti sono arretrati nelle parole lunghe (non ci sono molte parole lunghe piane). Controllare l'accento tonico. La sillaba accentata è più lunga, quindi evidenziatela nella pronuncia, mentre le altre sillabe sono più brevi.
  • La vocale accentata ha un suono lateralizzato (più simile all'italiano), mentre le vocali non accentate hanno un suono breve e pronunciato più in mezzo alla bocca rispetto all'italiano.
  • Alcune vocali sono mute e altre cambiano pronuncia. Verificate sempre.
  • Attenti alle h: molti italiani inseriscono una "h" immaginaria a inizio parola (pronunciando Hall, anziché all!! Considerate che l'aspirazione  in inglese è compresa come "h" e può cambiare il significato della parola), oppure non pronunciano l'h a metà parola ("comprehensive"). Fate caso alla pronuncia di lettere che in italiano non esistono, perché in inglese invece possono fare la differenza.
  • Attenti ai suoni fonetici che in italiano non esistono: th ad esempio è diverso da "t". Confonderli può rendere incomprensibile la vostra pronuncia.

Seguiamo i consigli di Stephanie per curare la lingua e migliorare cosi anche fluency e pronuncia

Consigli pratici per facilitarti la gestione del meeting in inglese

L'organizzazione è la tua migliore amica se hai dei problemi nella gestione della lingua. Cerca di ottimizzare, in mood da doverti preoccupare dei dettagli prima e avere un quadro chiaro della situazione in mente

  1. Chiedi di stabilire un ordine del giorno: questo ti aiuterà a raccogliere le idee e se necessario fare un poì di ricerca (anche linguistica, sulle k-words necessarie)
  2. Chiedi la lista dei partecipanti: studiati chi sono e di cosa si occupano. Se sono persone in vista forse puoi trovare delle info su di loro su internet, o dei video che ti aiuteranno a preparati sulla loro area di interesse. Se sono video in cui parlano in inglese puoi anche cominciare a ascoltare la loro pronuncia!
  3. Proponi una scansione del meeting con una gestione anche oraria degli argomenti, sappi cosa verrà prima e cosa dopo e quanto tempo avrai a disposizione 
  4. Durante il meeting, se escono "varie ed eventuali" proponi di gestirle dopo avere esaurito l'ordine del giorno. Ti aiuterà a gestire ciò su cui sei preparato
  5. Preparati cosa dire sui punti importanti che sainche dovrete affrontare
  6. Scrivi note prima del meeting e , se riesci stando concentrato, durante.
  7. Scrivete poi un accurato follow up

Accorgimenti per la gestione di una conversazione in inglese

Se lavoriamo con persone che hanno un diverso retroterra culturale, oltre che linguistico, è nostro dovere spiegarci con grande chiarezza, esprimendo in modo evidente il nostro pensiero:​

  • Esprimere consenso: è fondamentale in una discussione /negoziazione sapere indicare all’interlocutore il proprio consenso ove opportuno. Con i nostri docenti potrai imparare espressioni eleganti per farlo come I agree with that point/‘I support that/I agree that/ I’m wholeheartedly in agreement with that…
  • Esprimere disaccordo: non meno importante, ma talvolta più difficil è esprimere il disaccordo. E’ bene apprendere espressioni che possano aiutare a rendere più educata, ma chiara, la nostra posizione (ad esempio: I can understand your point of view, but don’t you think that we should/ However, I’m worried that it may be a little ahead of its time/ I’m not sure our customers are ready for
  • Guidare il consenso o la decisione è una capacità che necessita di alcuni puntelli linguistici come ad esempio espressioni energiche (So, we’re all in agreement on this/I think we’ve reached a consensus on this issue/Are we all agreed on this?) 
  •  Le domande chiuse sono ideali nel momento in cui si deve comprendere lìopinione delle persone attorno a noi in modo univoco. 
  • Le domande aperte invece sono introdotte da :  “What”  “Why”  “How” e richiedono risposte lunghe, che non sempre si possono articolare e comprendere con chiarezza, e quindi vanno usate solo nei contesti che lo consentono (tempo, qualità della conoscenza linguistica di entrambi gli interlocutori, disponibilità di informazioni)

Abbiamo redatto una guida che ti può essere utile per gestire la comunicazione business in un contesto multiculturale

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